Scrum y equipos remotos: ¿sueño, utopía o realidad?

El trabajo remoto o tele-trabajo está a la orden del día con empresas que terciarizan en todo el planeta, como por ejemplo en la India. Sin embargo las metodologías ágiles, como Scrum, suelen distanciarse con el propósito de privilegiar las interacciones humanas cara a cara. Pero hoy, con la amenaza del coronavirus, el tele-trabajo vuelve a estar en boga. ¿Es posible ser ágil con equipos remotos?

El primer valor ágil dice que debemos valorar a los individuos y las interacciones (entre los mismos) por sobre el proceso y las herramientas. En Scrum, el rol del Scrum Master es primordial como líder, y su presencial fundamental. Y como con todas las metodologías ágiles, las interacciones humanas cara a cara son muy importantes. Por esto, Scrum se ha distanciado mucho de la terciarización, el teletrabajo y del trabajo con equipos remotos. Al menos aquí en Norteamérica.

Aquí en Montréal hay muchísimas empresas TI reticentes al trabajo remoto. De hecho, no conozco aún una empresa ágil, con Scrum, trabajando completamente con equipos remotos en la ciudad. Ante la falta de personal, algunas han empezado a flexibilizar sus políticas y permitir uno o dos días remotos desde casa. En una entrevista laboral, pedí trabajar media jornada desde la oficina y dos o tres horas por día desde casa. No hubo posibilidad alguna de negociar al respecto. Conseguir un trabajo remoto o parcialmente remoto como Scrum Master es prácticamente imposible. ¿Por qué?

Otro principio fundamental es la auto-organización de los equipos. Entonces, ¿por qué nos es tan difícil pensar en el rol del Scrum Master como un rol remoto? ¿O imaginar inclusive todo un equipo remoto? ¿Acaso los equipos no pueden trabajar libremente sin el Scrum Master siempre presente? ¿No se asimila esto a la idea de un project manager (gestor de proyectos) haciendo micro-gestión?

La crisis mundial de coronavirus nos impone rever esta práctica de la “esclavitud” en la oficina, al menos como la vivimos aquí en Montréal – aunque sospecho que es un práctica corriente en muchos lugares del mundo.

El trabajo cara a cara tiene, por supuesto, sus beneficios. El compartir el día a día con sus compañeros, forjar camaradería, lazos, interacciones humanos que van aportando a la creación de un equipo es algo sumamente valioso. Pero, ¿pueden las nuevas tecnologías ayudarnos a trabajar remoto, desde cualquier lugar y en cualquier momento?

Scrum y equipos remotos: algunas ventajas para tener en cuenta

La realidad parece ser diferente en San Francisco, la cuna de las startups tecnológicas. Cada vez son más las empresas que deciden lanzarse, desde cero, con equipos totalmente remotos. Y muchas de ellas empiezan también desde cero utilizando los principios Agile. ¿Cómo lo hacen?

Los beneficios son muchos. Primero, como leía el otro día en la página de 10up, “el mejor talento no se encuentra en el mismo código postal”. Esta frase me encantó. La idea es simple: si quieres que tu empresa se rodee de las mentes más brillantes, tendrás que buscarlas alrededor del mundo. No puedes esperar que los mejores talentos vivan todos en un mismo sitio, y justo en tu mismo código postal. Gente creativa, inteligente y genios caminando hay en todos los rincones del planeta. Y muchas empresas los están buscando. Así que si te limitas a buscar sólo en tu código postal, estarás limitando las chances de tu empresa a construirse con las mentes más brillantes de la industria. (Nota para los que trabajan en inglés: 10up es una empresa súper interesante, completamente remota y ¡siempre tienen diferentes puesto abiertos! No dejen de visitar su página).

Por otra parte, la gente se muda, su situación familiar cambia o simplemente la situación del transporte público y el tráfico en tu ciudad apesta – como sucede cada vez más en la mayoría de las grandes urbes del mundo. Y estas mentes brillantes, no son sólo brillantes para el trabajo que realizan. Son gente inteligente que odia perder una hora o más de su vida en ir y venir al trabajo. ¿Por qué perder ese tiempo valioso cuando podría trabajar desde casa? Muchas empresas con políticas arcaicas no se dan cuenta de este cambio cultural poderoso que está sucediendo en la industria y están perdiendo una ventaja enorme de cara a estas empresas con equipos remotos.

Otra ventaja para trabajar con equipos remotos es la localización de la casa matriz. Diferentes factores pueden hacer necesario mover su empresa de lugar. Esto se ha visto mucho en estos últimos años con la crisis política y económica que vive actualmente Estados Unidos bajo la administración Trump. Empresas como Google, Amazon y Apple han intentado relocalizarse en nuevos países como Canadá. ¿Y qué hacemos con todos los empleados? Obviamente, muchos decidirán no mudarse y será una pérdida enorme para las empresas. Tener equipos remotos, en este sentido, facilita la posibilidad de instalarse en lugares más competitivos si así fuese necesario.

Por último, es importante hablar de la “felicidad”. Muchas empresas apuestan a que sus empleados estén relajados, felices con lo que hacen y que puedan llevar un buen equilibrio entre su vida familiar/personal y el trabajo. De más está decir que los beneficios se ven a gran escala en el resultado final. Empleados contentos = clientes contentos.

Scrum y equipos remotos: una realidad posible

Pero volviendo a Scrum, como decíamos al principio, esta metodología se basó en el principio de trabajar en equipos humanos cara a cara. Sin embargo, como bien explica Dan Radigan en su texto para Atlassian – otra compañía que trabaja con varios equipos remotos – ciertas tecnologías nos permiten hoy trabajar “cara a cara”, por ejemplo, vía videoconferencia. Es importante no usar sólo el teléfono, sino vernos y entablar relaciones lo más cercanas a la realidad presencial. La mayoría – sino todas – las interacciones entre los miembros del equipo deberían suceder vía video (conferencia o chat).

Según Duncan Evans, de Scrum.org, también es posible llevar adelante la metodología Scrum de manera remota teniendo en cuanta 3 factores fundamentales:

  1. Experimentar con procesos y herramientas para encontrar los más adecuados para el/los equipos
  2. Establecer un propósito, es decir, asegurarse que el equipo entienda el negocio y la tarea que deben cumplir concretamente
  3. Invertir en la gente, siendo éste el factor más importante

Como siempre con Agile, no existe una receta única perfecta. Cada compañía debería encontrar su propia receta mágica.

Otra idea para tener en cuenta son los “Cafés diarios” en vez de los “Scrum diarios” (o Daily Scrum, en inglés, es decir, la reunión matutina que llevan acabo todos los días los equipos Scrum, 10 o 15 minutos al comenzar el día laboral). Esta idea es de Jurgen Appelo, el fundador del Management 3.0 (recordemos que está entre mis recursos del mes de Diciembre de 2019, ¡a no perderse esa lectura obligatoria!).

Esta idea de los “Cafés diarios” es muy buena para los equipos que se encuentran en diferentes husos horarios. Como bien explica el autor, preguntarle a alguien en India, “¿qué vas a hacer hoy?”, cuando para él ya son las 6 de la tarde, no tiene ningún sentido sinceramente. En cambio hacer una “reunión de café”, charlar sobre su día laboral para intercambiar información, especialmente los “roadblocks” o problemas que están obstaculizando a algún miembro del equipo, es sumamente importante. Inclusive para equipos que trabajan todos en el mismo huso horario, pero que comparten diferentes horarios laborales (la belleza de trabajar remoto), también es una idea útil que arregla un problema tan sencillo sobre cómo reemplazar los famosos “Scrum diarios”.

Mark Kilby escribió en un artículo para la organización Agile Alliance algunas condiciones de base que son necesarias para que Scrum funciones en equipos remotos. Para nombrarles algunas:

  1. Tener personas técnicas altamente competentes que estén dispuestas a formar a sus compañeros (para lograr equipos multifuncionales) y que al mismo tiempo quieran ayudar a sus compañeros en otras áreas (UI, testeo, etc.).
  2. Poder mezclar trabajo y familia: por ejemplo, dice el autor, si durante una reunión pasa un miembro de la familia por atrás de la videollamada y la reunión lo permite, hacer una pequeña pausa para presentar a dicha persona sería lo ideal. Sentirnos a gusto trabajando en casa – y no encerrados escondidos en un sótano – y entender el contexto en el cual viven y trabajan nuestros compañeros es esencial para crear lazos entre las personas. Y eso es importantísimo para cualquier equipo ágil.
  3. Poder moverse con facilidad entre “mundos”. Esos mundos son los diferentes medios de comunicación que puedan tener los miembros del equipo y también con el cliente. Que sea JIRA, Google Hangouts, Confluence, etc., la información debe ser siempre consistente, clara y transparente para evitar todo tipo de malos entendidos.
  4. Deseo de desafío y aprendizaje: se puede contratar a los mejores de cualquier parte del mundo, pero estas personas tienden a ser sumamente creativas y necesitan desafíos y aprendizaje constantes. Es importante tenerlo en cuenta a la hora de formular una buena política de retención de talentos.

Ejemplos concretos de empresas exitosas con “Scrum remoto”

Porque “buenas prácticas” – como enunciaba arriba – pueden haber miles, y básicamente se trata de un poco de práctica y otro poco de sentido común, aquí les dejo sí algunos ejemplos de empresas que sigo de cerca, que me encanta lo que hacen y que han sabido ser exitosas con trabajo remoto al 100%

10pines

Es una empresa Argentina de desarrollo de software que ha llevado con éxito varias prácticas ágiles y más allá también. Entre otras cosas, se hizo famosa por votar entre todos sus miembros los salarios que cada uno debía cobrar – obviamente todos los salarios son de público conocimiento entre todos los empleados. Inclusive aboga por una jerarquía completamente horizontal “sin jefes”. Aquí les dejo un artículo que resume su cultura organizacional.

Automattic

Automattic es probablemente la empresa completamente remota más famosa del mundo. Entre otras cosas, es la creadora de WordPress, Tumblr, WooCommerce, Gravatar, entre otros muchos productos exitosos. Según DZone, sitio especializado en Agile, toda la empresa se comunica via Slack y buscan perfiles con fuertes habilidades en comunicación y escritura. Es importante destacar que muchos de sus productos (tales como WordPress) son software libre gratuito. ¿El lema de la compañía? “No hacemos software gratuito, lo hacemos por la libertad”.

Invision

Invision es una empresa que desarrolla una plataforma de prototipos y diseño colaborativo que es 100% remota. Aunque muchos no la conozcan, es utilizada por grandes empresas, como por ejemplo Airbnb, Netflix, Amazon, HBO, etc. Tiene sólo 220 empleados trabajando en 14 países diferentes y ponen el acento en los resultados más que en la presencia en la oficina o las horas de presencia.

Zapier

Zapier es una empresa de automatización que conecta aplicaciones muy famosas, como por ejemplo Gmail con Slack. La empresa es totalmente remota, promociona además el trabajo remoto de otras empresas, comparte buenas prácticas en su sitio… y hace todo eso con sólo 80 empleados en 13 países diferentes sin pagar un solo centavo en costos de oficina. En cambio, prefiere invertir ese dinero en retiros y viajes para sus empleados. Aquí les comparto la Guía de Zapier para el trabajo remoto (sólo en inglés).

Trello

Trello es una empresa que no sólo vengo siguiendo ya hace mucho, sino que uso su aplicación en mi vida personal y profesional diariamente. No es una empresa completamente remota, pero dos terceras partes de sus empleados están en tele-trabajo. Los tableros de Trello son utilizados en todo el mundo por equipos remotos, cuenta con más de 19 millones de usuarios y si bien tiene una versión gratuita, también es utilizada por grandes empresas como Google y la National Geographic. En mi post sobre herramientas gratuitas para la gestión de proyectos pueden encontrar mayor información al respecto.

En síntesis….

Scrum, Agile y equipos remotos no son palabras contrapuestas. Es posible. Las herramientas tecnológicas están a nuestro alcance. Simplemente se necesita un poco de voluntad, creatividad, buena disposición… y a veces un virus provocando una pandemia mundial que nos enseñe a la fuerza que sí, ¡es posible!

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