Herramientas de gestión de proyectos gratuitas: ¿existen?

En mi tarea como administradora de diferentes organismos, me han pedido ayuda para organizar la oficina de proyectos. Y la pregunta es siempre la misma: ¿qué herramientas de gestión de proyectos gratuitas, o económicas, podemos usar? Aquí les dejo algunas recomendaciones.

Como si la maternidad no fuera poco, me involucré en el Consejo de administración de tres organismos sin fines de lucro: AQEM (la Asociación Quebequense de la Encefalomielitis Miálgica), CREMCV (el Club de Búsqueda de Empleo de Montréal – Centro, por sus siglas en francés), y Amnistía Internacional, sección Canadá francófono. Daniel, mi pequeño bebé de cuatro meses, me acompaña estoicamente, y debo confesar que se porta como un santo. Gracias a mi experiencia en gestión de proyectos y cambio organizacional, puedo aconsejar y acompañar a estas organizaciones en sus transformaciones estratégicas. Pero cuando se trata de la gestión de proyectos, la pregunta es siempre la misma: ¿existen herramientas de gestión de proyectos gratuitas? O como se diría en Argentina: ¿existen herramientas de gestión de proyectos que no cuesten el ojo de una cara?

La respuesta es sí. Existen varias alternativas, herramientas gratuitas o económicas. No es necesario tener la suite completa de Microsoft Project o de Atlassian cuando se es una pequeña organización – ya sea sin fines de lucro o una PyME. Las opciones son varias y pueden adaptarse bien a la realidad de toda organización. El costo no tiene por qué ser un impedimento a la hora de mejorar la performance del área de gestión de proyectos, inclusive si se trata de una transformación organizacional importante en el seno de una pequeña o mediana organización.

Algunas alternativas

En mi post sobre JIRA, ya les contaba algunos pros y cons de esta herramienta, así que no me repetiré. Y aunque creo existen otras opciones mejor adaptadas a pequeñas y medianas organizaciones que JIRA, si desean probar tiene una suscripción gratuita para hasta 10 usuarios. La complejidad en realidad radicará en la configuración. Pero si tienen proyectos un poco complejos o si se trata de organizaciones relacionadas al mundo del desarrollo web o tecnológico, tal vez sea una opción que quieran explorar.
Dependiendo del tipo de proyectos, Atlassian también ofrece su software cloud llamado Confluence, del cual ya hablamos en un post anterior. Confluence también ofrece una versión gratuita para hasta 10 usuarios (otros tipos de restricciones), pero si quieren mantener un histórico del proyecto, puede que valga la pena explorar esta opción. Sin embargo, no creo que sea realmente una herramienta de gestión de proyectos eficiente. Lo describiría más bien como un «wiki» del proyecto.
Hace unos años, realicé une trabajo de consultoría para una PyME que deseaba instalar una herramienta de gestión de proyectos que fuese sencilla y económica. Luego de una evaluación con el equipo (alrededor de 15 personas), sugerí Wrike. Y me quedé el tiempo suficiente para ayudarlos en la transición e implementación de dicha herramienta. Debo confesar que fue amor a primera vista. Así que como divulgación legal, confirmo que no recibo ningún aporte de Wrike. Simplemente me gustó porque en mi humilde opinión es una herramienta de gestión fácil de aprender, accesible en todo momento y con un servicio de atención al cliente impecable. Sigo recomendando Wrike hasta el día de hoy en casos de pequeñas y medianas organizaciones y jamás he recibido ninguna queja. Wrike también ofrece una versión gratuita para hasta 5 usuarios, pero la verdad vale la pena pagar la versión «Business» para contar con mayor almacenamiento. Asimismo, hace unos años han lanzado actualizaciones para adaptarse a las metodologías Agile.
Asana es otra opción que me gusta mucho. Es muy parecida a JIRA visualmente, pero mucho más fácil de configurar. Al igual que Write, Asana también tiene una versión gratuita para hasta 15 usuarios. Sin embargo, sus planes pagos son un poco más costosos que Wrike. Es una cuestión de gusto, ¡pero vale la pena explorar!
Y por último Trello, mi favorito personal de todos los días. Trello es literalmente un tablero lleno de post-its con una lista de «To-do’s» virtual. Nos permite organizarnos por columnas, como por ejemplo: «Por hacer», «En progreso», «Hecho». Es muy básico pero en su sencillez radica su utilidad y, probablemente, su punto más fuerte. Ofrece una versión gratuita con funciones básicas que realmente sobran como herramienta de gestión para organizar equipos pequeños.

Recomendaciones finales…

Herramientas de gestión de proyectos gratuitas o a bajo costo encontrarán miles en Internet. De hecho, el mercado para dichas herramientas está en auge con la importancia creciente de la gestión de proyectos. Inclusive, algunas organizaciones medianas y grandes que he tenido el privilegio de ayudar, ¡utilizaban Excel antes de mi llegada! Es decir, todo es posible.

A la hora de elegir una herramienta de gestión de proyectos que se adapte a su organización, especialmente considerando PyMEs y organizaciones sin fines de lucro, tengan en cuenta lo siguiente:

Elija cuatro o cinco opciones y evalúelas siempre con su equipo… ¡nunca tome la decisión solo!
Muchas veces, ¡menos es mejor! En algunas organizaciones, no todos los participantes están listos para ser bombardeados con una montaña de funciones nueva. Es mejor ir de a poco.
En concordancia con lo anterior, siempre es mejor probar primero la versión gratuita. Puede que se lleven una sorpresa y que la versión gratuita sea todo lo que necesite su equipo. Y de todas maneras, la versión gratuita es la mejor forma de evaluar qué más necesitarán de forma concreta.
Si no saben bien cómo hacer la transición, ¡no duden en pedir ayudar a alguien con experiencia! Si se trata de una ONG, puede comunicarse con el PMI de su región, siempre ofrecen servicios voluntarios gratuitos con gestores de proyectos muy experimentados. Y si se trata de una PyMEs, trate de tener en cuenta el costo de un gestor de prpoyectos y/o especialista en gestión del cambio. Muchas veces es mejor invertir en un consultor y ¡no pagar en un software que terminará siendo inutilizado!